Ga terug
Ga terug
Productiviteit & Efficiëntie
Facturen automatisch verwerken met AI
De Uitdaging
Een factuur verwerken is op zichzelf niet ingewikkeld. Toch bestaat het iedere keer weer uit meerdere kleine stappen.
Ik controleer de factuur, sla hem op de juiste plek op en neem vervolgens de gegevens over in mijn administratie.
De workflow werkt daarbij zowel voor facturen die ik ontvang als voor facturen die ik zelf verstuur. Het AI-model bekijkt de factuur en herkent zelf met welk type factuur het te maken heeft. Vervolgens wordt de juiste werkwijze gevolgd.
Het zijn allemaal kleine handelingen, maar wel handelingen die iedere keer op vrijwel dezelfde manier terugkomen. Precies het soort proces waarbij ik wilde testen hoeveel AI inmiddels zelfstandig kan overnemen.
De AI-oplossing
In ChatGPT Work heb ik de werkwijze eerst één keer zelf voorgedaan.
Terwijl ik een factuur verwerkte, keek ChatGPT mee met de stappen die ik uitvoerde. Van deze werkwijze is vervolgens een herbruikbare AI-skill gemaakt.
Daarna hoef ik bij een nieuwe factuur alleen nog het bestand toe te voegen en ChatGPT de opdracht te geven om deze te verwerken.
De AI voert vervolgens zelf de workflow uit:
De factuur uitlezen en controleren.
Herkennen of het om een ontvangen of verstuurde factuur gaat.
Het bestand op de juiste plek opslaan.
De juiste gegevens toevoegen aan de administratie.
De opgeslagen factuur koppelen aan de boeking.
Controleren of de factuur niet al eerder is ingevoerd en of alles goed is verwerkt.
Ook uitzonderingen kunnen worden meegenomen. Staat een bedrag bijvoorbeeld in dollars, dan kan de AI dit indien nodig zelf omrekenen naar euro’s.
Van één keer voordoen naar automatisch uitvoeren
Ik heb ChatGPT één keer laten zien hoe ik deze taak normaal uitvoer. Die werkwijze is vervolgens vastgelegd, zodat dezelfde stappen bij een volgende factuur opnieuw kunnen worden uitgevoerd.
En deze manier van werken gebruik ik inmiddels niet alleen voor mijn administratie. Ook bij het maken en plaatsen van deze case heb ik dezelfde aanpak gebruikt: één keer laten zien hoe ik het normaal doe en ChatGPT de werkwijze daarna laten uitvoeren.
Dat maakt deze manier van werken interessant voor veel meer dan alleen administratie. Binnen organisaties zijn genoeg terugkerende werkzaamheden die steeds volgens ongeveer dezelfde stappen worden uitgevoerd.
Bekijk de workflow in actie
In onderstaande demo zie je hoe ik een nieuwe factuur toevoeg aan ChatGPT en de rest van het proces vervolgens automatisch wordt uitgevoerd.
Van een losse factuur naar een bijgewerkte administratie, zonder dat ik alle tussenstappen zelf hoef uit te voeren.
Het Resultaat
Waar ik normaal verschillende handelingen zelf uitvoer, geef ik nu alleen de factuur en de opdracht aan ChatGPT.
De AI doet vervolgens het grootste deel van het uitvoerende werk. Het bestand wordt netjes opgeslagen, de administratie wordt bijgewerkt en de belangrijkste controles worden uitgevoerd.
Het voordeel zit daardoor niet alleen in tijdwinst. De werkwijze wordt ook iedere keer op dezelfde manier uitgevoerd en ik hoef minder gegevens handmatig over te nemen.
Voor mij is deze case vooral een mooi voorbeeld van een volgende stap in het gebruik van AI: niet alleen AI gebruiken om een antwoord of tekst te genereren, maar AI daadwerkelijk werkzaamheden laten uitvoeren binnen een bestaand proces.
Welke werkzaamheden kun jij slimmer maken met AI?
Dit voorbeeld gaat over het verwerken van facturen, maar dezelfde aanpak kan ook interessant zijn voor andere terugkerende werkzaamheden.
Denk aan taken waarbij medewerkers steeds informatie uit bestanden halen, gegevens overnemen, documenten opslaan of volgens een vaste werkwijze meerdere stappen uitvoeren.
Wil je ontdekken welke processen binnen jouw organisatie met AI slimmer kunnen worden ingericht? Plan een vrijblijvend kennismakingsgesprek. Dan kijken we samen waar de grootste kansen liggen.
Gebruikte tools
ChatGPT Work
AI Skills
Plan een kennismaking
Bekijk andere cases
Productiviteit & Efficiëntie
Facturen automatisch verwerken met AI
Facturen verwerken bestaat vaak uit dezelfde handelingen: gegevens controleren, het bestand netjes opslaan en alles verwerken in de administratie. Voor mijn eigen administratie bij StreefAI heb ik deze complete werkwijze omgezet naar een AI-workflow.
Tijdswinst per week:
2 uur per week
Lees hoe AI dit oplost
Productiviteit & Efficiëntie
Van klantgesprek naar adviesrapport met AI
Tijdens klantgesprekken wil je als adviseur volledig aanwezig zijn. Tegelijk wil je niets missen voor het adviesrapport dat daarna volgt.
Tijdswinst per week:
1 uur per klantgesprek
Lees hoe AI dit oplost