6 instellingen die je goed moet zetten voordat je met AI gaat werken

Als je voor het eerst met een AI-tool begint, is de verleiding groot om meteen een nieuwe chat te openen en vragen te gaan stellen. Dat werkt natuurlijk ook gewoon, maar toch slaan veel mensen daarmee een belangrijke stap over.

Tools als ChatGPT zijn namelijk steeds beter aan te passen aan de persoon die ermee werkt. Je kunt aangeven wie je bent, hoe je wilt dat de AI reageert, welke informatie onthouden mag worden en zelfs andere programma’s koppelen.

Door dat één keer goed in te stellen, hoef je later veel minder vaak dezelfde uitleg te geven en sluiten antwoorden beter aan op wat je daadwerkelijk nodig hebt.

In deze blog gebruik ik vooral ChatGPT als voorbeeld. Niet omdat je per se ChatGPT moet gebruiken, maar omdat veel van deze functies inmiddels ook in andere AI-tools terugkomen. Claude heeft bijvoorbeeld ook profielinstructies, geheugen en Projects. Andere tools gebruiken soms weer een andere naam voor ongeveer hetzelfde idee.

1. Vul je persoonlijke instructies in

Een van de eerste dingen die ik zou aanpassen, zijn je persoonlijke instructies.

In ChatGPT heet dit Custom Instructions. Hiermee geef je informatie mee die ChatGPT standaard kan gebruiken wanneer het op je reageert. Je hoeft die informatie dus niet iedere keer opnieuw in je prompt te zetten.

Je kunt hier bijvoorbeeld aangeven wat voor werk je doet, welke kennis je al hebt en waarvoor je AI voornamelijk gebruikt. Ook kun je voorkeuren meegeven over de manier waarop antwoorden geschreven moeten worden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• je functie en werkzaamheden

• de branche waarin je werkt

• onderwerpen waar je veel mee bezig bent

• hoeveel technische kennis je hebt

• hoe uitgebreid antwoorden mogen zijn

• welke schrijfstijl je prettig vindt

• woorden of formuleringen die je liever niet gebruikt

Gebruik je AI bijvoorbeeld veel voor marketing, dan kan het handig zijn om aan te geven welke doelgroep je meestal probeert te bereiken en wat voor soort teksten je schrijft.

Werk je juist binnen IT, HR of finance, dan zal andere achtergrondinformatie belangrijk zijn.

Het hoeft in het begin ook niet perfect te zijn. Je merkt tijdens het gebruik vanzelf welke informatie je steeds opnieuw aan AI moet uitleggen. Dat is vaak precies de informatie die interessant is om aan je vaste instructies toe te voegen.

2. Pas ook de stijl van je AI aan

Naast inhoudelijke instructies kun je bij verschillende AI-tools steeds meer bepalen hoe de AI op je reageert.

ChatGPT heeft bijvoorbeeld aparte instellingen voor de persoonlijkheid en manier van reageren. Deze werken samen met je eigen instructies en geheugen. Claude heeft vergelijkbare mogelijkheden met zogenaamde Styles.

Dat lijkt misschien vooral iets cosmetisch, maar het kan in de praktijk behoorlijk verschil maken.

Als je AI dagelijks voor je werk gebruikt, wil je waarschijnlijk niet bij iedere prompt hoeven zeggen dat een antwoord korter, directer of minder formeel moet zijn.

Kijk daarom een keer naar de beschikbare stijlinstellingen en kies iets wat bij jouw manier van werken past. Zie het vooral als een basis. Bij een specifieke opdracht kun je natuurlijk altijd nog iets anders vragen.

3. Kijk goed naar je geheugen

Geheugen is een functie die ik bij veel mensen nog niet of nauwelijks ingesteld zie.

Wanneer Memory aanstaat, kan ChatGPT informatie uit eerdere gesprekken onthouden en later opnieuw gebruiken. Denk bijvoorbeeld aan je werkzaamheden, voorkeuren, terugkerende projecten of andere informatie die relevant blijft. Je kunt binnen de instellingen ook bekijken en aanpassen wat er wordt onthouden.

Dat maakt vooral verschil wanneer je AI vaker gebruikt.

Stel dat je regelmatig teksten schrijft voor dezelfde organisatie. Dan is het handig als de AI al weet wat die organisatie doet en welke toon je meestal gebruikt. Hetzelfde geldt wanneer je vaak over dezelfde klanten, werkzaamheden of onderwerpen praat.

Claude heeft inmiddels ook een geheugenfunctie waarbij je kunt bekijken en aanpassen wat de tool over je onthoudt. Het idee dat een AI-assistent gedurende langere tijd context over je opbouwt, zie je dus steeds breder terugkomen.

Ik zou daarom niet alleen controleren of geheugen aanstaat, maar ook af en toe kijken wat er precies in staat.

Oude informatie kan namelijk net zo vervelend zijn als helemaal geen informatie.

4. Maak Projects aan voor werkzaamheden die terugkomen

Niet alle informatie hoort thuis in je algemene instructies of geheugen.

Als je bijvoorbeeld voor meerdere klanten werkt, wil je waarschijnlijk niet dat de informatie van klant A standaard wordt meegenomen wanneer je voor klant B bezig bent.

Daar komen Projects goed van pas.

Binnen ChatGPT kun je per Project chats, bestanden en eigen instructies bij elkaar houden. Daardoor kun je voor een specifiek onderwerp een vaste werkomgeving maken met alleen de context die daarvoor relevant is. Claude werkt met een vergelijkbaar systeem waarin ieder Project zijn eigen gesprekken, kennis en instructies kan bevatten.

Je zou bijvoorbeeld aparte Projects kunnen maken voor:

• een vaste klant

• marketing en content

• een onderzoek

• een intern verandertraject

• een opleiding

• een productontwikkeling

Binnen zo'n Project kun je vervolgens belangrijke documenten toevoegen en specifieke instructies instellen.

Dat is vooral handig als je merkt dat je bij een nieuw gesprek steeds dezelfde bestanden uploadt en opnieuw moet uitleggen waar je mee bezig bent.

Je algemene accountinstellingen bevatten dan vooral informatie over jou, terwijl een Project de context bevat van het werk waar je op dat moment mee bezig bent.

5. Controleer hoe je gegevens worden gebruikt

Als je AI voor je werk gaat gebruiken, zou ik ook altijd even naar de privacy- en data-instellingen kijken.

Bij een persoonlijk ChatGPT-account kun je bijvoorbeeld bepalen of nieuwe gesprekken gebruikt mogen worden om de modellen van OpenAI te verbeteren. Hiervoor bestaat binnen Data Controls de instelling Improve the model for everyone. Zet je deze uit, dan blijven je gesprekken wel in je geschiedenis staan, maar worden nieuwe gesprekken niet voor modeltraining gebruikt. Bij zakelijke producten zoals ChatGPT Business en Enterprise wordt bedrijfsdata standaard niet voor modeltraining gebruikt.

Andere AI-tools hebben weer hun eigen instellingen en voorwaarden.

Het belangrijkste is daarom niet dat iedereen exact dezelfde knop uitzet. Het belangrijkste is dat je überhaupt weet wat er met je gegevens gebeurt voordat je bedrijfsinformatie, documenten of andere gevoelige informatie gaat gebruiken.

Zeker binnen een organisatie zou dit onderdeel moeten zijn van de afspraken rondom het gebruik van AI.

6. Kijk welke plugins en koppelingen je kunt toevoegen

Tot slot zou ik eens kijken naar de koppelingen die beschikbaar zijn binnen de AI-tool die je gebruikt.

Dit is een ontwikkeling die AI-assistenten een stuk interessanter maakt. In plaats van alleen te werken met wat jij handmatig in een chat plakt, kunnen ze steeds vaker verbinding maken met andere programma's en informatiebronnen.

Binnen ChatGPT gebeurt dit inmiddels onder andere via plugins en gekoppelde apps. Claude werkt met connectors en Gemini heeft Connected Apps.

Daarmee kan een AI-tool bijvoorbeeld toegang krijgen tot informatie of functies uit andere programma's die je gebruikt.

Ik zou alleen niet meteen alles koppelen wat beschikbaar is. Kijk vooral naar programma's waar je dagelijks mee werkt en waarbij de koppeling daadwerkelijk iets toevoegt. Controleer daarbij ook altijd welke rechten je geeft en tot welke informatie de AI toegang krijgt.

Ik ga hier in deze blog bewust niet te diep op in. Plugins en koppelingen bieden inmiddels zoveel mogelijkheden dat dit eigenlijk een onderwerp voor een aparte blog is.

Een goede AI-assistent begint niet bij de perfecte prompt

Veel aandacht rondom AI gaat nog steeds naar prompting. Natuurlijk blijft het belangrijk dat je duidelijk uitlegt wat je wilt.

Maar hoe vaker je AI gebruikt, hoe belangrijker de omgeving rondom die prompt wordt.

Als je AI al weet wie je bent, begrijpt hoe je graag werkt, belangrijke context kan onthouden en binnen een Project toegang heeft tot de juiste informatie, hoef je veel minder in iedere losse prompt te stoppen.

Daarom zou ik, voordat je intensief met een AI-tool gaat werken, in ieder geval deze zes punten een keer nalopen:

1. Persoonlijke instructies invullen

2. Je standaard stijl aanpassen

3. Geheugen instellen en controleren

4. Projects maken voor terugkerend werk

5. Privacy- en data-instellingen controleren

6. Relevante plugins en koppelingen toevoegen

Het kost misschien even wat tijd om dit goed neer te zetten, maar daarna heb je er bij vrijwel ieder gesprek profijt van.

En waarschijnlijk levert dat uiteindelijk meer op dan nóg een lijst met 100 kant-en-klare prompts opslaan.